Gran parte del éxito de una empresa, grande o pequeña, recae sobre su estructura organizativa, eje principal para un funcionamiento eficiente y a largo plazo. Estamos frente una afirmación que muchos podrían considerar evidente, incluso simplista, por lo razonable que se presenta, pero precisamente esta claridad meridiana que aplican las grandes empresas, queda muchas veces olvidada cuando se trata de gestionar una más pequeña.
Este tipo de compañías, que en España son cerca de tres millones, y responsables del 75% del empleo y de la generación del 60% del PIB, se encuentran a menudo librando una batalla constante por su crecimiento y, en algunos casos, su supervivencia. Para ellas, conseguir una gestión óptima del negocio es definitivo para situarse entre las que se consolidan y crecen, o entre las que desaparecen.
Implementar una estructura organizativa eficiente, que es una prioridad en cualquier compañía, es especialmente esencial en el caso de las PYME para conseguir una configuración clara y equilibrada de las funciones, la comunicación fluida entre departamentos y el cumplimiento de las tareas asignadas a cada uno de sus miembros.
Una estructura que centra y focaliza
Tener un organigrama bien definido debería ser una premisa, si bien no obligatoria, sí aconsejable, en aquellas compañías que cuentan con más de una decena de empleados. A partir de esta cifra, es recomendable organizar el negocio en departamentos, establecer jerarquías y gestionar las vías necesarias para que la comunicación sea fluida entre los mismos.
No existe un solo modelo de organigrama empresarial y, por tanto, en cada caso se deberá aplicar el sistema organizativo más adecuado, siempre teniendo en cuenta el tamaño, la estructura y los objetivos del negocio. Sea como sea, se trata de plantear una estructura transparente y clara, con tareas y responsabilidades concretas asignadas ante las que cada miembro, desde el que cuenta con menor cualificación laboral hasta el director o presidente, tendrá que responder.
En las organizaciones con una cultura abierta y transparente, es habitual encontrar organigramas bien definidos y horizontales, donde la estructura de los equipos es conocida por todos los miembros de la organización, y en la que la colaboración y comunicación exhaustiva forman parte del funcionamiento empresarial. La eficiencia está aquí más que garantizada. En cambio, en empresas con una cultura más cerrada y una estructura extremadamente vertical, la información no fluye ni se comparte, la rigidez de los cargos no permite la comunicación entre los diferentes roles laborales y los empleados no acaban de sentir que forman parte de la organización. Estos organigramas rígidos acaban deteriorando las relaciones laborales y afectando la eficiencia empresarial.
En las PYME de menor tamaño, además, el organigrama debe ser ante todo flexible, ya que es el único camino para abordar su crecimiento y las necesidades específicas relacionadas con los equipos y sus responsabilidades. Esta versatilidad, amplia de inicio, irá decreciendo a medida que la estructura organizativa de la pequeña PYME se incremente y gane en profesionalización y especialización.
La misión de este esquema empresarial es reflejar la eficiencia operativa, minimizando errores o la falta de cumplimiento o retrasos en las tareas, pero también será el responsable de crear un ambiente colaborativo y estimulante entre todos los miembros de la organización, facilitando la comprensión de la misión de cada empleado y la relación interdepartamental, y mostrando las posibilidades reales de promoción profesional a medio y largo plazo. A la vez, también ayudará a los empleados de nueva incorporación a comprender el proceso productivo del negocio y les clarificará la posición y responsabilidad de cada compañero en las tareas del día a día.
En conclusión, el organigrama debe ser una representación gráfica de la estructura jerárquica de la organización, pero también de sus áreas funcionales. Sin este diseño, el caos acabará reinando en el negocio, ya que será difícil entender quién depende de quién, qué áreas de responsabilidad tienen cada empleado, el peso de cada uno de ellos en la empresa y un largo etcétera que distorsionará las relaciones laborales y la eficiencia en la producción. Con la instauración de una estructura organizativa, la jerarquía quedará bien definida, convirtiéndose en un faro donde dirigirse en caso de dudas o demandas.
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